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提升员工工作效率(让你快速提升工作效率)

科技杂谈 2021年07月17日 09:07 5 204科技

  提升员工工作效率(让你快速提升工作效率)

  今天的分享内容是为职场小伙伴准备的。提高工作效率不是一个明显的结果。类似于“人格”,对个体和周围环境有长期的相互影响。

  工作效率高的人,一般都是工作场所的骨干、技术人才或管理人员。很多小伙伴可能会很烦。他们勤劳、勤奋、听话,学习刻苦。为什么他们一直看不到多大的进步?

  建议你坐下来,给自己一个下午的时间来反思和梳理自己的工作方法,是否真的“高效”。

  01如何定义工作效率

  执行快不代表工作效率高;专业技能好不代表工作效率高;自己做什么都不代表工作效率高;工作效率是一个综合的评价结果,也受到综合因素的影响。所有影响因素都可以分为三类,即产量、有效时间和可接受成本。

  工作效率=产出成果/有效的时间*可接受的成本

  工作效率的达标可以表示为,在有效的时间范围内,投入可接受的成本,获得预期的成果。

  如果用一个标准作为临界点,超过临界点也可以称为高效率。比如成绩超出预期,一般评价为高水平、技术大牛;如果有效时间线使用的时间较短,一般评价为快速、快速;如果用的资源少,完成的快,目标达到或超过预期,一般会竖起大拇指,“干得好,又快又好”。

  严格来说,低于临界点不能用低效率来表示,应该叫任务失败。

  02提高工作效率的两个原则和三个步骤

  不知道最后送什么。最后十有八九是白费力气,结果截然不同。

  明确目标,确定方向。首先要做的是:确定关键要素和优先级,简单说,是成果优先还是时间优先。

  (一)成果优先

  结果第一,即交付的结果必须是固定的。比如产品定义后,技术框架必须服务于产品,满足产品的应用场景和业务模型。此时交付的成果已经有了明确的标准,所以首先明确设计依据是关键。否则很有可能不知道从何下手,或者方案修改了很多次,还是会失败。如果修改太多,可能会被评价为不称职。

  (二)时间优先

  时间是第一位的,交付物往往不是唯一的,必须在某个时间点之前达到一定的“效果”。比如你的甲方在某个时间参加某个重要的行业峰会或者做项目报告,你需要支持他完成报告。这个时候,时间是第一位的。无论提供哪种方案,时间的可控性都是第一位的。这个时候完成比完美重要一百倍。

  确定关键要素和优先级后,就明确了一项任务的目标。

  目标对了,才有讲效率的前提条件。

  制定计划的方法有很多。建议你灵活运用“SMART原则”。

  SMART原则原本是企业管理者为了更好地评估员工绩效目标的参考原则,但在制定个人计划或团队合作任务计划时,强烈建议参考学习。

  让我们来看看每个字母的代表意义:

  S 代表具体(Specific)的意思是,绩效评估应侧重于具体的工作指标,不能泛泛而谈;M 代表可度量(Measurable)的意思是绩效指标是定量的或行为的,并且可以获得验证这些绩效指标的数据或信息;A 代表可实现(Attainable)的意思是,业绩指标可以通过努力实现,避免设定过高或过低的目标;R 代表相关性(Relevant)意味着绩效指标与工作的其他目标相关;绩效指标与自己的工作相关;T 代表有时限(Time-bound),注意完成绩效指标的具体截止时间。考虑到大部分任务的复杂度不高,建议重点关注S、M、T三原则.

  S的简单用法:

  s指的是被描述为特定目标并在任务拆分时拆分为独立接受的过程产品。如果最终交付物是S0,S0=S1S2……Sn。

  简单的验证方法就是你可以一句话说清楚什么是S1到Sn。

  M的简单方法:

  一般来说,这些子任务是相互关联的,任务之间是有前置关系的。

  p>如果可以,最好让下游参与制定上游交付结果的评价指标,比如定义什么是完成,不要自己直接决定,让下游参与制定,同时完成了任务下达,且完成了下游监督上游进度,实现了整个任务链条部分或全部环节的自运转。

  T也是关键:

  没有完成时间的任务,等于没有下发的任务,推荐大家反复使用5W2H法则。

  5W2H分析法又叫七问分析法,是二战中美国陆军兵器修理部首创.对决策和执行非常有帮助,但对大多数人来说,最大的价值在于弥补考虑问题时的疏漏。

  每一个时间节点是什么?为什么是这个时间节点?哪些情况、哪些人可能会影响时间节点?Plan B是什么?……

  通过对一系列问题的自问自答,计划的疏漏会少很多。

  不管这项工作任务是自己独立完成还是多人协作完成,制定了合适的执行计划,就有了行动路线图。

  知道要什么,知道怎么做,还只是看似很完美的幻想,

  有多少人想要瘦到90斤,制定好了健身计划,每天跑3公里,每周两次力量训练,三餐应该如何吃,制定了完全有能力做到的详细减脂健身计划,可最后成功的多少?

  所以关键的关键的关键是执行!

  真正的成功是在目标达成前保证一直执行,一直一直执行到底!

  比如今天决定减肥,虽然还没有确定长期的阶段目标,至少从明早跑一次步开始。

  所以自律这件事情,早训练早受益。工作中有外驱立驱使你行动,如果没有,要想高效,就必要靠自律,靠自驱力来驱使。

  交付结果的控制:

  前面提到,分解任务时,让上下游形成互驱动,互控制的方式,这是一种相对来说更省力的方式,我在处理工作任务时,一般会直接管理最后的交付者,如果任务很重要,会同时管理其中关键的任务完成人。

  节奏或过程的控制:

  过程推动一般是采用工作会议的方式,工作会议也要遵循会议目标明确,任务责任人明确,时间节点明确的smrat原则,如果不加以控制,会议就会变成冗长的,无法起到推动效果的乌合大会

  结语

  提高效率的本质在于重塑思维体系,即重塑自己思考问题和自我管理的逻辑,这是一个可马上行动,但需要长期训练且会收益终身的事情。

  作者:文刀不爱叨 ,公众号:Donkey与Monkey。7年产品经理经验;5年团队管理经验;专注“互联网+教育”产品。

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  题图来自Unsplash,基于CC0协议

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