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职能部门什么意思(职能部门如何与业务部门共舞)

科技杂谈 2021年07月19日 14:42 5 204科技

  在很多企业中,职能部门往往成为业务部门眼中的“衙门”,似乎总是被拒绝。如何协调「职能部门」和「业务部门」的关系?

  说到职能部门,这些部门在大集团企业和中小企业都会存在。首先,我们需要知道什么是职能部门。它的职责是什么?

  一、何为职能部门?

  职能部门什么意思(职能部门如何与业务部门共舞)

  一般来说,我们在分析一个事物之前,往往需要知道它是什么。有一个著名的六因素分析法,就是5W1HR,WHR。为什么?什么是什么?(如上图所示)往往是我们分析事物最重要的环节,那么先说什么是职能部门。什么是职能部门?

  涉及工具:六何分析法(5W1H)

  (1)职能部门的定义过去:随着企业规模的发展,专门处理各个职能模块的部门。有计划、组织和指挥权的部门;设定制度、流程、标准、政策,然后在公司内部发布,自上而下实施,最终形成企业内部的行为模式。在一个企业中,人事部门和财务部门尤其不受业务部门的欢迎。我们以人事部和销售部为例。

  1.最不受业务部门欢迎的职能部门的原因和绩效:

  (1)、不了解业务

  你连基本的业务知识和流程都不知道。你能帮我们什么?

  (2)既定制度僵化、不灵活。

  你不懂前线,开发出来的系统死板僵化;你的工作是让我们交这交那。你是设定者,总是用公司的要求来逼迫我们。

  、官僚作风,喜欢摆架子。

  你们是守护权利和政策的警察!我们只会盲目地使用政策和程序,让我们只能看着你的脸行动。

  相信这些话大家都很熟悉,也会经常听到。职能部门应该怎么做才能和业务部门搞好关系,为公司谋求共同发展?

  (二)、现在的职能部门的定义:能提供专业职能服务的业务伙伴

  理念:不仅要在各业务单位落实人力资源政策体系和制度规范,还要完善人力资源管理。更重要的是,要根据业务部门的战略要求提供独特的解决方案,真正将人力资源和自身价值嵌入到每个业务单元的价值模块中,帮助培养和发展业务一线各级干部的业务和管理能力。

  例:(如下图)HRBP(人力资源经理)阿里政委制度的核心目的是了解业务,提高效率,提拔人才,弘扬文化。

  事实上,先来了解HRBPR的定义:HRBP又称为人力资源业务合作伙伴。HRBP(HR BuSINESS Partner)是派驻各业务或业务部门的人力资源经理,主要协助各业务部门的高级经理和经理开展员工发展、人才发现、能力培训等工作。其主要工作内容是负责公司人力资源管理政策体系和制度规范在各业务单位的实施,协助业务单位完善人力资源管理工作,帮助培养和发展业务单位各级干部的人力资源管理能力。要做好HRBP,就要根据业务部门的特殊战略要求,提供独特的解决方案,真正把人力资源和自身价值嵌入到各个业务单元的价值模块中,才能真正发挥和实现HRBP的重要作用。

  职能部门什么意思(职能部门如何与业务部门共舞)

  (三)、 现在的职能部门需要做些什么?

  1、放弃自我陶醉,走到业务中央,参加业务会议或者客户会议。

  多花时间和业务部门、业务经理在一起,学习业务相关知识,才能和业务部门搞好关系。

  2.了解战略要求:

  从要你作,转变成我要做。从KPI(绩效考核)改为OKR(目标和关键绩效方法);面对问题,我需要能够从自己职能的专业角度给出解决方案。

  3、价值融合一致:

  一致性比对错更重要;保证自己的价值和业务部门的价值相互融合,高度一致,很好的促进业务发展。能力越强,如果数值不匹配破坏力越大;能力可以多样化,价值观必须一致;

  4、 培养和发展一线的业务以及管理能力

  这样一来,人就可以说话了,人员就承担了人的作用,于是督促他们尽一切努力组织业务培训,提高业务人员的业务能力,最终增加人均销售额。

  人均绩效指标由HR承载,促使HR更好地组织、组织并为业务部门提供有效的业务培训;新时代,职能部门成为提供专业职能服务的业务伙伴,从更高层次的相关管理部门转向相应的服务部门,不再是管理部门的简单参考

  常流行的词叫做“僚机”。

  职能部门什么意思(职能部门如何与业务部门共舞)

  二.职能部门如何与业务部门共舞

  在当代背景下,被需要的职能部门怎样才能成为被业务部门所喜爱的职能部门。职能部门=业务伙伴,作为伙伴,首先要解决什么问题呢?

  (一)、 建立信任:首先职能部门要让业务部门相信我们是懂他们的,愿意和他们共同面对问题,有能力去帮助他们解决所面对的问题。那如何建立信任呢?建立信任需要做到以下几点:

  1、用心倾听 :倾听是开放与谦虚的表示,可以赢得业务人员的初步好感。少一些功能化的命令,多一些用心的倾听业务一线的一些想法以及思考方向。有一句话说得好:让听得见炮火的人做决策,倾听听得见炮火的人说什么。因为他们才是最贴近市场,最了解客户需要什么的人。

  2、信守承诺 :只要答应了的事就一定要在既定的时间内把它做到靠谱,出彩 ,并且给到对方一个反馈。把出发点放在对方的思考上,从靠谱到出彩踏踏实实的把每一件事做到出彩,相信业务部门一定会去愿意邀请你企业沟通、解问题。信任是通过行动逐步积累与建立的。

  职能部门什么意思(职能部门如何与业务部门共舞)

  3、理解对方 :赢得业务部门信任的是叫做理解对方。理解有一个公式:理解=了解+感同身受 。从了解业务到理解业务,职能部门要真正投入感情异地而处,从业务的角度去考虑问题,而不是远远的外围观看。应该用心去体会业务、分享他们取得业务的喜悦,并对他们业务指标上的一些焦虑和压力做到感同身受。

  4、主动服务 :很多人都遇到过这样的职能部门:他们从来都只是发号施令,不会进行交流。会提出很多一些细枝末节的要求,有的甚至非常不符合常理、而且也毫无必要的一些无理要求。死板、注重形式,看上去让人感觉很有原则,其实是丝毫不懂。不懂变通、不灵活、死板,也不会为其他部门向上级部门争取任何支持。典型的袖手旁观、摆官架子,是政策权利的守卫者。在公司散发的却是负能量。

  要获得业务部门的行人,首先要有服务意识,才能更好的去支撑业务的发展,如果只能部门人员少一些居高临下的态度,多一些俯下身子去和基层主管员工沟通,听取他们在政策制定的流程、方法以及执行过程中的建议和及意见,并不断的再制度流程方面进行优化,就能改变只能部门的形象。同时还要积极主动的去服务,开展工作。

  职能部门作为公司的后勤保障部门,本身就是为业务部门服务的。在遵循公司的战略方向和政策原则前提下,尽量做一名“服务型”人员;我们与业务部门是一起在战斗,不是指挥战斗的。

  5、标准唯一:各种规章制度的执行标准,它是不是统一的、唯一的?一些企业对于战斗在一线的员工要求会比较严格,无论考勤、着装、办事流程。对二线员工他要求就会略微的宽松。这样是不是会导致一线员工不服气,久而久之矛盾就会日益加深,在业务部门不受待见。所以,职能部门要想成为业务部门的伙伴,就要得到他们的信任,做到标准统一且唯一。

  6、充满爱心:

  职能部门要有爱心,才能真正的给员工正能量,这就需要我们更多的去关注人,把心思放在对人的关注上,扎扎实实的把人的工作做好,而不是只关注事。这就要求职能部门人员充满对人的好奇和关爱。用行动去帮助压机工发展和成功,用更多的激情去帮助人,让更多的人在我们的帮助下成为更好的人才、得到更好的发展。

  以上几点是关于如何与业务部门建立信任关系的关键点。所以,职能部门与业务部门建立信任关系是职能部门与业务部门能够共舞的基础。

  (二)、跨越业务语言的障碍

  每一个行业乃至每一个公司都有其特有的语言体系,它涵盖了这个公司、这个行业所涉及的专用名词习惯用语等......就像我们前面提到的阿里的政委叫做HRBP。很多人都觉得每个部门都各司其职,业务部门的专业话术跟我没关系,我不需要去了解它,那么你会发现,因为你自己业务知识的缺乏在业务部门沟通中,你会无所适从、无法沟通,没有共同语言。

  所以新时代的职能部门要冲破语言障碍,要能够听懂、看懂业务部门的语言,才能谈得上对话进而提出解决方案。要把业务的专业当做自己的专业来看待。

  语言的障碍:新时代的职能部门要突破业务语言的障碍,要能够看懂、听懂业务部门开会、邮件的语言,才能够谈得上对话,进而提出解决方案,要把业务的专业当做自己的专业来看待。

  (三)、 明确业务期望并加以匹配

  当你与业务部门建立信任并跨越了业务语言的障碍与业务部门建立了良好的沟通,这时候你基本就可以清晰的了解到业务人员的诉求到底在哪里。然后你需要重新提炼业务部门的核心诉求;因为这些诉求会是你近期乃至整个一年的工作方向和工作重点。将这些诉求提炼出来后还需要跟各业务主管部门进行当面沟通,征求他们的意见并进行修订。

  职能部门什么意思(职能部门如何与业务部门共舞)

  (四)、 提升业务绩效根本就是“能量管理”

  前面我们提到过,职能部门与业务部门配合最终目的是提高绩效。找出影响绩效的杠杆,员工的能量管理,也是员工的主观能动性。让员工持续保证能量状态;持续落实绩效管理基本动作;通过改变绩效沟通的内容管理员工能量;通过提高采纳。提升员工能量管理绩效。

  1、管理员工能量,需要持续落实绩效管理的基本动作:

  员工绩效输出是个持续过程,绩效管理的基本动作也必须是长期注意;要从阶段性开展(点状)变成连续性开展(线状);要从单个员工开展(点状)变成全体员工开展(面状)。

  2、通过改变绩效沟通的内容管理员工能量:

  在绩效管理过程中,绩效沟通也很重要,因为沟通会使得上下目标一致,情感得到交流,士气得到鼓舞。不仅仅要沟通目标,还要沟通影响改变员工的思维方式,行为方式。决定绩效结果的根源是在于员工的能力、态度、思维方法和行为方法。这些因素是相对稳定的,它需要有意识的去进行提升。

  3、通过提高采纳率,提升员工能量管理效果。

  绩效改进公式:结果=措施*采纳率的平方。采纳率对绩效结果有着巨大影响;采纳是个心理过程,从抗拒到部分认同,到全部接受,到最后的主动应用。所以,在绩效沟通中,员工的采纳率是非常至关重要的。

  提供采纳率的方法:

  I. 询问员工对自己绩效的评价;

  II. 多场景沟通

  职能部门什么意思(职能部门如何与业务部门共舞)

  (五)、 坚守职能的原则底线

  原则底线——不能违反公司的政策和规定,不能允许任何弄虚作假的行为。因为这些投机之举会悄悄地破坏公司公平公正的管理文化,并会造成员工对职能部门的不信任,产生消极的影响。只有保持自身的独立性,原则性、客观性、遵照公平、公正的原则,才能得到业务部门的真正尊重。

  业务部门死守节点,职能部门死守底线;要为业务部门提供服务,创造价值,但不能被业务部门“绑架”做出违规行为;职能部门既是“服务员”,也是“监管者”。

  职能部门的使命:帮助业务部门打胜仗;积极参与关键战役,给资源,给方法,训练其业务能力及管理能力;调动业务部门积极性;严守底线,规范管理。

  只有保持自身的这个独立性、原则性、客观性,遵照公平公正的原则,你才能真正的取得业务部门与员工的尊重,职能部门才能与业务部门“共舞”。

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